Miten saada vaikuttavuutta työpajan järjestämiseen? Entä mitä hyvän fasilitaattorin kannattaa tehdä ennen työpajaa, sen aikana tai työpajan loputtua? Me Männikkömetsän väki järjestämme vuosittain kymmeniä työpajoja, joista on kertynyt muutama hyväksi havaittu oppi jaettavaksi.
Työpaja on erinomainen mahdollisuus jäsentää tietoa tai vaikkapa kehittää olemassa olevia palveluita. Tietyn teeman ääreen kokoontuminen usein myös viestii asian tärkeydestä ja osaltaan sitouttaa työpajaan osallistuvia projektiin. Alla viisi keskeisintä vinkkiä työpajan onnistuneeseen läpivientiin.
1. Kirkasta työpajan punainen lanka.
Työpajaa suunniteltaessa on hyvä kirjata ylös vastaus muutamaan hyvin keskeiseen kysymykseen: miksi työpaja järjestetään, ketkä siihen osallistuvat ja mitä sen avulla halutaan saada aikaan? Onko lopputulos koonti, toimenpidesuunnitelma, laajempi raportti vai joku muu? Kun näihin kysymyksiin on selkeä vastaus, koko prosessi työpajan suunnittelusta analysointiin käy merkittävästi helpommin.
2. Luo tunnelma ja kertaa pelisäännöt.
Väitän, että työpajan tärkein osuus on sen alku ja oikeastaan kaikki, mikä tapahtuu ennen työpajaa. Työpajan alussa hyvä fasilitaattori kertaa työpajan tavoitteen (miksi olemme täällä), taustoittaa tilannetta ja käy läpi työpajan kulun. Tarpeen mukaan on hyvä sopia myös pelisäännöt esimerkiksi puheenvuorojen jakamisesta ja toisten huomioon ottamisesta.
Ennen kaikkea tärkeää on luoda oikeanlainen tunnelma: työpajaan saapuvan tulee tuntea olonsa tervetulleeksi. Lopputulos kiittää, kun työpajan osallistujat kokevat olonsa rennoksi ja mieltävät ajatuksensa aidosti kiinnostaviksi. Toivottamalla osallistujat tervetulleiksi, kysymällä heiltä päivän kuulumiset ja tarjoamalla aluksi kahvia ja pientä purtavaa pääsee jo pitkälle. Työpajan alkua odotellessa sopiva taustamusiikki keventää tunnelmaa ja luo hyvän keskusteluaiheen jutustelulle. Kiire on myrkkyä tunnelmalle.
3. Sisällössä vähemmän on enemmän.
Monesti työpajaa suunnitellessa on vaarana, että yhteen työpajaan halutaan sisällyttää liikaa asiaa. Tulee hetkiä, jolloin suunnitteluryhmässä joku toteaa: “mutta tästäkin olisi kiva tietää enemmän”. Tällaisina hetkinä on hyvä palata kohtaan yksi ja muistaa, mitkä olivatkaan työpajan tärkeimpiä teemoja. Sisällön levitessä liian laajalle on vaarana, että koko työpajan ydin lässähtää kasaan ja hyödyt jäävät vähäisiksi.
4. Sisäinen vai ulkoinen fasilitaattori?
Itse olen havainnut neljä keskeistä syytä, joiden vuoksi ulkoinen fasilitaattori voi olla hyvä ratkaisu työpajan järjestämisessä.
Puutteelliset resurssit tai kiire | Yhden työpajan suunnittelu, osallistujille viestintä, fasilitointi ja tulosten analysointi voi viedä helposti yli kymmenen tuntia työaikaa. Jos työpajoja on useampi tai jos projektiin liittyy muitakin toimenpiteitä, työmäärä kasvaa kymmeniin tunteihin.
Työpajan aihe on arka | Ulkoinen fasilitaattori voi paremmin johtaa keskustelua aiheessa, joka on organisaatiolle itselleen arka. Esimerkiksi jos organisaatio haluaa kuulla palautetta ja kehitysehdotuksia toiminnastaan tai palveluistaan, ulkoinen fasilitaattori on usein parempi vetämään keskusteluita.
Ymmärrys kohderyhmästä | Mikä on työpajan kohderyhmä? On selvää, että työpajan fasilitaattorin tulee tuntea työpajaan osallistuvat kohderyhmät. Muuten on vaarana, että työpaja menee metsään jo suunnitteluvaiheessa, kun kohderyhmälle tärkeitä teemoja ei tunnisteta.
Fasilitoinnin osaaminen | Lopuksi muttei suinkaan vähäisimpänä. Työpajan fasilitointi on taito, joka kasvaa jokaisen työpajan myötä. Fasilitoinnin tekniikat, työpajan suunnittelu ja tunnelman luominen vaativat monipuolista ammattitaitoa.
5. Työpajan päättyminen on puolivälin krouvi.
Hyvä fasilitaattori tietää, että työpajan jälkeen työstä on tehty vasta puolet, jos sitäkään. Usein työpajan lopputuloksena on jonkinlainen koonti, toimenpide-ehdotuksia tai laajempi raportti. Tärkeimpiä kysymyksiä tässä vaiheessa on:
- Saatiinko työpajassa kaikki kasaan? Tarvitaanko lisätietoja, tai tarvitaanko kenties vielä toinen työpaja?
- Missä muodossa koonti tehdään? Kenen käyttöön se tulee, ja miten siitä saadaan mahdollisimman tarkoituksenmukainen?
- Mitä ja miten työpajan osallistujille ja muille sidosryhmille on hyvä viestiä?
Näillä viidellä perustason vinkillä jokainen fasilitaattori voi nostaa työpajojen vaikuttavuuden uudelle tasolle.
P.S. Fasilitoimme työpajoja viikoittain ja meillä on runsaasti käytännön kautta kertynyttä oppia aiheesta. Nyt haluamme kuitenkin saada myös teoriaymmärrystä taustalle, joten siksipä starttaamme yhteistyön Jyväskylän yliopiston Emile ry:n kanssa. Tästä lisää lähiviikkoina!
