Joskus ei vain kannata tehdä itse. Syynä voi olla esimerkiksi puutteet ajassa tai osaamisessa tai se, että joskus ulkopuolinen toimija näkee paremmin organisaation sisälle. Tässä tekstissä pyrin vääntämään rautalangasta, miten palveluita käytännössä ostetaan. Tekstin fokus on erityisesti konsultointi- ja markkinointipalveluiden tilaamisessa.

‍

1. Tunnista alustava tarve

Ensimmäinen asia palvelua ostettaessa on luonnollisesti tunnistaa se tarve, johon palvelua ylipäätään tarvitaan. Tulee siis vastata kysymykseen, miksi jotakin palvelua halutaan ostaa? Lisäksi on hyvä kysyä, mikä ongelma halutaan ratkaista ja mitä palvelulla halutaan saada aikaan.

Näihin kysymyksiin vastaamalla saadaan ydintarve määritettyä. Vasta tämän jälkeen on mahdollista miettiä tarkemmin, miten tarpeeseen vastataan. Jos työskentelet tiimissä, kirjoita ydintarve auki muutamalla virkkeellä – näin varmistat, että olet tiimisi kanssa samoilla linjoilla.

‍

2. Keskustele palveluntarjoajien kanssa

Monet palvelun tilaajat sivuuttavat tämän vaiheen ja siirtyvät suoraan tarjouspyynnön tekemiseen. Tässä on kuitenkin kaksikin eri vaaran paikkaa. Ensinnäkin voi olla, että palvelun tilaaja ei ole saanut tarvettaan selkeästi kirjattua ylös. Tällöin riskinä on, että palveluntarjoajan tarjous ei vastaa tilaajan tarpeeseen ja ongelma jää ratkaisematta. Joskus käy myös niin, että tilaaja on saanut kirjattua tarpeen selkeästi ylös, mutta pyytää tarpeen ratkaisuun aivan vääriä — tai aivan liian kalliita — toimenpiteitä.

Toisekseen keskustelun avulla tilaaja saa paremmin tietoa siitä, missä hintahaarukassa liikutaan. Näin tilaaja voi jo ennen tarjouspyynnön lähettämistä pyrkiä varmistamaan, että käytettävissä olevalla budjetilla todella saadaan ratkaisu ongelmaan. Jos puolestaan näyttää siltä, että budjetti ja alustava hintahaarukka eivät kohtaa, tilaaja voi vielä priorisoida tarjouspyyntöään.

‍

3. Laadi tarjouspyyntö

Tarjouspyynnön laatimisessa tärkeintä on kirkas visio ja selkeys. Laadi tarjouspyyntö niin selkeästi kuin osaat ja jos mahdollista, luetuta se läpi omassa organisaatiossasi. Entä mitä asioita hyvä tarjouspyyntö sisältää?

• Perustiedot: Kuvaa organisaatio, hanke tai hankintaa tekevä yksikkö.
• Tarpeen kuvaus: Tämä osio vastaa “miksi”-kysymykseen. Siinä tulee kuvata se ongelma, tavoite tai tarve, johon organisaatio pyrkii vastaamaan tilaamalla palvelun.
• Ostettavat palvelut: Kuvaa konkreettisesti, mitä palveluita / toimenpiteitä palveluntarjoajilta pyydetään. 
• Hankintaperusteet: Määritä, kuinka paljon hankinnassa annetaan painoarvoa hinnalle, tietyille osa-alueille, referensseille tai muille tilauksen kannalta kriittisille osa-alueille.
• Ohjeet tarjouksen jättämiseen: Kerro, mihin mennessä tarjous tulee jättää, kenelle ja missä muodossa. Lisäksi voit määrittää, kuinka pitkään tarjouksen tulee olla voimassa.
• Tietoa hankinnan etenemisestä: Jotta hankinta etenee sujuvasti, kerro mahdollisimman selvästi, miten päätös hankinnasta etenee. Kuka valinnan tekee, mihin mennessä ja milloin työ käynnistyy?

Kun tarjouspyyntö on valmis, lähetä se potentiaalisille palveluntarjoajille. Sopivien palveluntarjoajien kartoittamisessa kannattaa hyödyntää verkostojen yhteyksiä sekä tarjouksen avainsanoilla googlettamista. Huomaa, että usein organisaatioissa on sisäisiä ohjeistuksia siitä, kuinka monelta taholta tarjouksia tulee kysyä. 

‍

4. Perehdy tarjouksiin

Kun aiemmat vaiheet on hoidettu kunnialla maaliin, saat pöydällesi noin 3—5 hyvin muotoiltua, tarpeeseen vastaavaa tarjousta.  Jos tarjousten vertaileminen tuntuu haastavalta, keskity ainakin näihin asioihin:

• Tarjouksen sisältö, hinta ja hinnoittelun perusteet: Mitä konkreettista tarjouksen hintaan sisältyy, ja mitkä palvelut puolestaan on jätetty lisähinnoille? Tarkasta ainakin, kuuluuko projektin aikainen yhteydenpito, tapaamiset, suunnitelmien jalkautus ja kommenttikierrokset tarjouksen hintaan vai tarjotaanko niitä tuntityönä.

• Referenssit: Millaisia referenssejä palveluntarjoajilla on? Ovatko ne vastaavista projekteista? Referenssit katsomalla saat hyvän käsityksen siitä, millaista osaamista palveluntarjoajalla on. Fiksut palveluntarjoajat kertovat referensseissään ei vain sen, mitä on tehty, vaan myös mitä on saatu aikaan. Konkretia, luvut ja aiempien yhteistyökumppaneiden sana painaa paljon referensseissä.

• Tarjouksen kohdentaminen: Näkeekö tarjouksesta, onko se juuri sinun organisaatiollesi kohdennettu vai onko kyse ns. “bulkkitarjouksesta”? Osaavimmat palveluntarjoajat kohdentavat tarjouksensa tilaajan tarpeeseen. Kohdentaminen voi näkyä esim. tarjouksen muodossa tai sisällössä, referensseissä tai siinä, miten hyvin tarjoaja on perehtynyt tilaajan toimintaan. Kohdennettu tarjous on aina miellyttävämpi lukea ja se vastaa paremmin tilaajan tarpeeseen.

Palveluntarjoajia voi myös pyytää esittelemään tarjouksia. Tämä voi olla hyvä vaihtoehto, jos tarjouksessa on jäänyt jotain epäselväksi, tai prosessin aikana herää muuten lisäkysymyksiä. 

‍

Kolme tärkeintä asiaa palveluiden ostamisessa

Lopuksi vielä kiteytettynä Männikkömetsän kolme keskeisintä tärppiä, joiden avulla onnistut konsultointi- ja markkinointipalveluiden hankinnassa:

1. Ole ajoissa liikkeellä.

Palveluita voi ostaa myös tiukemmalla aikataululla, mutta silloin kiireen vuoksi hinta on usein korkeampi ja laatu heikompi. Hyvä aikataulutus, rauhallinen palvelutarpeen analysointi ja keskustelut potentiaalisten palveluntarjoajien kanssa säästävät rahaa ja parantavat lopputulosta. 

2. Kirkasta palveluntarpeesi.

Kysy aina ensimmäisenä, miksi haluat ostaa jonkun palvelun. Tämän jälkeen kysy mikä ongelma halutaan ratkaista, ja mitä palvelulla halutaan saada aikaan. Näin saat kiteytettyä kaikkein keskeisimmän tarpeesi, jolloin tarjouspyynnön laatiminen käy helposti.

3. Keskustele mahdollisten palveluntarjoajien kanssa.

Keskustelun myötä saat hiottua tarjouspyyntösi parhaaseen mahdolliseen muotoon. Tarjouspyyntöä edeltävissä keskusteluissa kannattaa olla rehellinen: sano, jos tiedät tavoitteen, mutta et ratkaisuehdotusta. Osaava palveluntarjoaja voi näin ehdottaa erilaisia vaikuttavia ja kustannustehokkaita ratkaisuja, kun toteutustapa ei vielä ole lukittu. Jos palveluntarjoajilta tulee erilaisia ratkaisuehdotuksia, voit itse arvioida niiden toteuttamiskelpoisuutta palveluntarjoajaa valitessa.

‍