‍”Ei taas yksi turha työpaja!”

”Joko nämä keskustelukerhot riittävät?”

”Olipa hyvä työpaja, ehdin purkaa viikon kaikki sähköpostit.”

Kuulostaako nämä tutuilta? Toivottavasti ei ja jos haluat, että näin on jatkossakin, vältä ainakin nämä viisi yleistä virhettä.

1.) Tavoite puuttuu

Jos työpajan pitäjä ei itse tiedä, miksi työpaja järjestetään, sitä eivät tiedä osallistujatkaan. Selkeä ja konkreettinen tavoite työpajalle ei ole kuitenkaan itsestäänselvyys. Rajatun ja tarkoituksenmukaisen tavoitteen muotoilu vaatii ajatusta, kenties kupin kahvia ja riittävän taustakeskustelun lähijohdon kanssa.

Miten sitten laatia hyvä tavoite? Ainakin näiden kautta pääset tavoitteen asettamisessa vauhtiin:

• Mitä ongelmaa, haastetta tai kysymystä olette ratkaisemassa?

• Mikä on toivottu lopputulema työpajan jälkeen? Mitä konkreettisesti syntyy yhteisestä työskentelystä ja mitä työpajan jälkeen tapahtuu?

• Mikä on käytettävissä olevan ajan ja käsiteltävän aiheen suhde? Mitä visaisempi kysymys ja/tai isompi osallistujajoukko, sitä enemmän tarvitsette aikaa.

2.) Ei aikaa yhteiselle työskentelylle ja keskustelulle

Tuliko työpajasta vahingossa luento? Ei hätää, et ole yksin ja tilanteeseen on ratkaisu.  

• Aikatauluta kaikki työpajan osiot – huomaat pian, jos pienryhmille ei jää kuin murusia.

• Mitä vähemmän yksi ihminen puhuu kaikkien edessä, sitä enemmän osallistujilla on aikaa työskennellä. Hyvä nyrkkisääntö on, että pidä alustusten pituus mahdollisimman lyhyinä. 5 minuuttia hyvä, 15 maksimi.

• Jaksota alustuksia. Kaikkea ei tarvitse kertoa aluksi, vaan ripottele ohjeistuksia ja lisätietojen tarjoamista työskentelyvaiheiden väliin.

3.) Liikaa asiaa

Yliarvioimme helposti ihmisten nopeuden käsitellä useita asiakokonaisuuksia ryhmässä.  

Kun olet laatinut ensimmäisen asialista, leikkaa siitä puolet pois.

Aiheeseen syventyminen vie aikaa, osallistujien tasavertainen kuuleminen eikä yhteisesti jaettuun lopputulemaan pääseminen tapahdu sormia napsauttamalla. Jos annat keskusteluaikaa viiden hengen ryhmälle 30 minuuttia, laskennallisesti jokaisella on aikaa puhua 6 minuuttia. Se ei ole vielä paljoa – vai miten paljon sinä ehdit sanallistaa ajatuksiasi 6 minuutissa kompleksista kysymyksestä?

4.) Kukaan ei ole miettinyt, mitä tapahtuu työpajan jälkeen

Mikään ei syö motivaatiota enempää kuin onnistunut työpaja, jonka jälkeen kaikki ajatukset ja ratkaisut jäävät pöytälaatikkoon.  

Selvitä ja kuvaa selkeästi, mitä tapahtuu työpajan jälkeen. Kuka ja millä resursseilla edistää yhteisen työn hedelmiä? Kun asiat ovat nytkähtäneet eteenpäin, muista viestiä osallistujille ja tee näkyväksi yhdessä aikaan saatu muutos. Seurantatyöpaja on tähän oiva keino, esimerkiksi 3-6kk ensimmäisen työpajan jälkeen.

5.) Priorisointi puuttuu

Ideoista on harvoin pulaa ja aliarvioimme ratkaisujen ja toimenpiteiden priorisointiin kuluvan ajan. Innostuksen ja ideoinnin jälkeen on tärkeää laittaa jalat tiukasti maahan kiinni, arvioida realistisesti resurssit ja aloittaa rajaus sekä aikatauluttaminen. Mitä edistämme ensimmäiseksi? Mitä 6kk päästä tai vasta ensi vuonna?

Vinkkejä priorisointiin:

• Käytä vähintään yhtä paljon aikaa ratkaisujen ja toimenpiteiden rajaamiseen ja priorisointiin kuin itse ideointiin. Mielellään jopa enemmän.

• Arvioi työmäärää realistisesti. Voitte esimerkiksi luokitella ratkaisuja ja toimenpiteitä työmäärän mukaan S – M – L -tägeillä.

• Laita edistettävät kokonaisuudet aikajanalle

Kaikki tapaamiset eivät ole työpajoja

Lopuksi on pakko sanoa, että tyytyväisyyttä työpajoja kohtaan pystyy merkittävästi parantamaan, kun lopettaa kutsumasta tilaisuuksia työpajoiksi silloin, kun kyse ei aidosti ole työpajasta. Työelämän vitsaus tuntuu olevan tällä hetkellä nimittää melkein mitä tahansa palaveria ja infoa työpajaksi. Ei ole siis ihme, jos odotukset ja todellisuus eivät kohtaa. Tästä aiheesta voit lukea lisää aiemmasta tekstistämme: https://www.mannikkometsa.fi/kapyja-blogi/miten-pitaa-hyva-tyopaja  

Pohdituttaako työpajojen järjestäminen? Laita viestiä ja keskustellaan, miten voimme olla avuksi!