Työpaja tuntuu olevan nykyään lähes synonyymi yhteiselle kehittämiselle tai ihmisten osallistamiselle. Jotta ihmisten aikaa käytetään fiksusti, on hyvä pysähtyä miettimään ensiksi, miksi ja milloin kannattaa järjestää työpaja? Tai mikä edes on työpaja? Kun nämä lähtökohdat ovat hallussa, voidaan siirtyä miettimään työpajan tarkempaa toteutusta.

Työpajat kuuluvat meidän männikkömetsäläisten viikoittaiseen työkalupakkiin, minkä takia ajattelimme jakaa omia havaintoja ja hyväksi havaitsemiamme käytäntöjä työpajojen toteuttamiseen. Olemme valmentaneet myös aiheesta ja usein meiltä kysytään otsikon mukaisesti: miten pitää hyvä työpaja?

Lyhyt vastauksemme kuuluu, että hyvä työpaja on sellainen, jossa ollaan päästy yhteisiin tavoitteisiin.  

Mutta miten päästä yhteisiin tavoitteisiin, se vaatii pidemmän vastauksen, johon sukellamme seuraavaksi.

Mikä on työpaja ja miksi järjestää sellainen?

Työpajan tarkoituksen pitäminen kirkkaana mielessä on tärkeää, koska ei ole yksi tai kaksi kertaa, kun olemme kuulleet kutsuttavan työpajoiksi tilaisuuksia, jotka ulkopuolisin silmin näyttävät enemmän esittelytilaisuuksilta, luennoilta tai haastatteluilta. Ja jos odotukset ja toteuma eivät vastaa toisiaan, voimme olla varmoja, ettei osallistujien tyytyväisyys ole korkealla eikä haluttuihin tavoitteisiin päästä optimaalisesti.

Työpajan määritelmiä on monia, mutta meidän näkemyksen mukaan työpajalle ominaista ovat ainakin seuraavat piirteet:

• kyseessä on ryhmän tavoitteellista työskentelyä yhteisesti jaetun tavoitteen saavuttamiseksi

• ryhmä työskentelee ennalta määritetyn ja rajatun teeman tai kysymysten parissa syvällisesti

• ryhmä pyrkii yhteistyössä joko syventämään yhteistä ymmärrystä käsiteltävästä aiheesta tai pyrkivät löytämään ratkaisuja esitettyyn haasteeseen tai tehtävänantoon

Työpajan funktion voisi kiteyttää esimerkiksi seuraavasti:

Työpajassa haluttuun lopputulokseen pääseminen edellyttää osallistujien keskinäistä vuorovaikutusta ja yhteistyötä.

Meidän tapauksessa järjestämme työpajoja esimerkiksi syventämään ymmärrystä kyselyllä hankitusta tiedosta ja muotoilemaan tunnistettuihin haasteisiin ratkaisuehdotuksia kohderyhmän (useimmiten opiskelijoiden) kanssa.

Miten suunnitella työpaja?

Kun tarve työpajalle on tunnistettu, on aika miettiä tarkemmat tavoitteet ja toiveet lopputulokselle. Vielä ei kannata miettiä uusimpia fasilitointimenetelmiä, vaan pysähtyä seuraavien kysymysten ääreen:

• Mitkä ovat työpajan tavoitteet? Mihin kysymyksiin halutaan vastaukset? Ketkä ovat oikeat osallistujat käsittelemään aihetta?

• Minkälaista lopputulosta halutaan? Missä muodossa työskentelyn tulokset tulee olla?

• Miten paljon aikaa työskentelylle on varattava haluttuun lopputulokseen pääsemiseksi?

Kun näihin kysymyksiin on vastaukset, on aika siirtyä eteenpäin kohti työpajan sisällön konkreettista laatimista ja työskentelyn suunnittelua. Alla on kuvattu karkeasti keskeiset työpajojen toteutuksen vaiheet, jotka toistuvat käytännössä aina, kun itse järjestämme työpajoja.

Lähi-, etä- vai hybridityöpaja?

Työpajoista ei voi puhua sivuamatta toteutusmuotoihin liittyviä kysymyksiä. Toteutusmuotoa valittaessa on hyvä pitää kirkkaana mielessä työpajan tavoitteet. Mikäli yksi tavoite on työpajan avulla sitouttaa osallistujia yhteiseen toimintaan, on kasvokkainen työpaja vahva vaihtoehto.  

Kokemuksemme mukaan lähityöpajassa kannattaa luvan kanssa laittaa perinteiset työvälineet, kynä ja paperi kunniaan!

Eli mikäli työpajaa varten saavutaan yhteiseen tilaan, läsnäoloa kannattaa vaalia ja se myös innostaa osallistujia. Kaikki tarpeeton teknologia kannattaa jättää laukkuihin, jotta jäljelle jää olennaisin – yhteinen keskustelu ja työskentely.

Etätyöpaja voi toisaalta vastata tiettyihin tavoitteisiin jopa paremmin kuin lähityöpaja. Etänä voi esimerkiksi helpommin saada enemmän osallistujia mukaan, jos osallistujat ovat maantieteellisesti hajautuneet. Lisäksi erilaisten digitaalisten työskentelyalustojen avulla voi saada uutta vipuvartta tekemiseen. Eikä hybridityöpaja ole tuhoon tuomittu kompromissi, mutta sen toteuttaminen on kaikista vaativinta ja se edellyttää enemmän resursseja kuin lähi- ja etätoteutukset.

Mitä työpajamenetelmiä käyttää?

Työpajamenetelmät saavat kenties eniten ilmatilaa ja ne koetaan monesti trendikkäiksi. Monesti kuulemme kyselyitä siitä, mikä on suosituin työpajamenetelmä tai mistä menetelmästä tietyt tahot tykkäävät.

Meidän männikkömetsäläisten lähestymistapa on kuitenkin varsin käytännönläheinen ja peukalosääntönä käytämme yksinkertaisuuden vaalimista. Mitä yksinkertaisempi menetelmä, sen toimintavarmempi.

”Työpajamenetelmää tärkeämpiä ovat huolellisesti laaditut tavoitteet ja pääkysymykset, joihin työpajassa etsitään vastauksia.”

Toki ei työpajamenetelmät yhdentekeviä ole, mutta mielestämme niitä ei pidä ylikorostaa. Koska tarkoituksenmukainen työpajamenetelmä on niin sidoksissa työskentelyn tavoitteisiin, niistä on vaikea antaa yleispätevää ohjetta tässä.  

Itse käytämme paljon perinteisiä pyöreän pöydän keskusteluja (round table) tai 3-7-20-mallia, jossa ensiksi kolme minuuttia työskennellään itsenäisesti, tämän jälkeen jaetaan ryhmässä ajatuksia seitsemän minuuttia ja 20 minuuttia jatkojalostetaan ajatuksia.​

Tee työpajoja, jotka ovat sinun näköisiä

Vaikka tässäkin tekstissä on paljon suomalaiseen insinööriajatteluun istuvia prosessikaavioita ja teknisluonteisia vinkkejä, lopulta onnistuneen ja hyvän työpajan ratkaisee ihmiset ja heidän vuorovaikutus. Siksi työpajan fasilitaattorin rooli tunnelman luomisessa, luottamuksen rakentamisessa ja työskentelyn johtamisessa on keskeinen. Tämä tapahtuu fasilitaattorin persoonasta ja osaamisesta käsin.

Pelkkien manuaalien lukeminen ei siten riitä, vaan hyvään lopputulokseen päästään toistojen, palautteen, reflektoinnin ja kokeilun kautta. Joten ei muuta kuin rohkeasti kokeilemaan!

‍

Haluatko sparrata tarkemmin työpajojen toteutuksesta tai onko tiimilläsi tarvetta terävöittää työpajaosaamista valmennuksen muodossa? Laita viestiä matalalla kynnyksellä ja otetaan juttutuokio!