Verkostoissa tehtävä työ on arkea monessa organisaatiossa. Parhaimmillaan yhdessä tekeminen lisää työn tehokkuutta ja vaikuttavuutta, mutta pahimmillaan verkostotyö on stressaavaa ja huonosti koordinoitua. Ilman hyvää ja riittävän konkreettista toimintasuunnitelmaa yhteistyö takkuaa.

Keväällä 2022 laadimme Jyväskylän kaupungin johtamalle Opiskelijakaupunki Jyväskylä - verkostolle toimintasuunnitelman. Sen on tarkoitus auttaa kaupungin sekä alueen oppilaitoksista ja opiskelijajärjestöistä koostuvaa verkostoa toimimaan tehokkaammin yhdessä ja viestimään Jyväskylästä erinomaisena opiskelukaupunkina.

Tässä tekstissä avaan, mitä tässä työssä tehtiin sekä mitkä asiat vastaavissa projekteissa tulee ottaa huomioon.

Asiakastarina: Opiskelijakaupunki Jyväskylä -toimintasuunnitelma

Projektin tarkoituksena oli kehittää pääasiassa viestinnän ja markkinoinnin ammattilaisista koostuvan verkoston toimintaa niin operatiivisella kuin strategisella tasolla. Tyhjästä ei tarvinnut lähteä liikkeelle, sillä verkostolla oli jo muun muassa yhteinen  kattokonsepti (sisältäen kohderyhmät & pääviestit) sekä viestintäverkoston säännölliset palaverit.

Moni asia kuitenkin vaati työtä. Vaikka operatiivisella tasolla tehtiin hyvää yhteistyötä esimerkiksi yksittäisten arjen viestintäsisältöjen luomisessa, strategisella tasolla yhteistyön tavoitteita, resursseja tai koordinointia ei oltu määritelty, eikä opiskelijakaupungin konseptia jalkautettu. Myös opiskelijat haluttiin ottaa vahvemmin mukaan uudessa yhteistyömallissa.

Jyväskylän kaupungin kanssa päästiin nopeasti yhteisymmärrykseen siitä, mitkä asiat verkoston toiminnassa tulee ensimmäisenä laittaa kuntoon. Toimintasuunnitelmasta haluttiin konkreettinen arjen työkalu, jolla päästään yhteistyössä nopeasti liikkeelle.

Sovimme, että toimintasuunnitelmaan kirjataan:

• Yhteistyön tavoite ja visio: mitä tehdään, mihin pyritään
• Yhteistyön roolit ja vastuut: kuka tekee ja kenellä on vastuu toiminnan koordinoinnista
• Yhteistyön toimenpiteet: mihin pyritään 6 kk, 12 kk ja 24 kk sisällä
• Yhteistyön tavat ja tasot: mitä ryhmiä perustetaan, millä alustoilla toimitaan ja mitä käytäntöjä aloitetaan
• Resurssit: miten toiminta resursoidaan

Harva verkosto voi toimia vaikuttavasti ilman, että yllä olevista asioista on sovittu. Jos yhteistyöllä on kunnianhimoiset tavoitteet ja visio, mutta vastuutaho on sopimatta, jäävät tuloksetkin laihoiksi.

1. Haastatteluilla tietoa nykytilasta

Työ käynnistyi olemassa olevaan materiaaliin perehtymisellä sekä sidosryhmien haastatteluilla. Saimme kattavan käsityksen yhteistyön nykytilasta sekä tulevaisuuden toiveista, kun haastattelimme yksitellen jokaisesta verkoston organisaatiosta viestintäjohtoa ja asiantuntijoita sekä opiskelijajärjestöjen edustajia. Samalla haastateltavat kutsuttiin myöhemmin järjestettäviin työpajoihin.

Haastatteluja oli yhteensä 15 kappaletta ja ne olivat projektin onnistumisen edellytys. Analysoimme asiantuntijoiden ja johdon vastaukset, minkä pohjalta pystyimme luomaan kattavan käsityksen yhteistyön nykytilasta, mahdollisuuksista, haasteista sekä toiveista. Nämä tiedot hyödyttivät merkittävästi työpajojen suunnittelua.

2. Toimintasuunnitelma konkretisoituu työpajoissa

Haastattelukierroksen jälkeen kaikki haastatellut kutsuttiin koolle kahteen työpajaan, joissa toimintasuunnitelmaa laadittiin yhdessä verkoston kesken. Työpajoissa me Männikkömetsän asiantuntijat fasilitoimme keskustelua ennalta valmisteltujen kysymysten avulla. Haastatteluista saatu tieto antoi hyvän pohjan työpajojen alustuksiin.

Ensimmäinen työpaja keskittyi yhteistyön suuriin linjoihin, kuten uuteen yhteistyömalliin ja yhteistyön tavoitteisiin. Jälkimmäisessä työpajassa puolestaan käsiteltiin ennen kaikkea tulevan yhteistyön käytännön asioita, kuten yhteistyön käytänteitä, verkoston sisäistä viestintää ja roadmapia, eli toimenpiteiden aikataulutusta.

Työpajoissa käydyllä keskustelulla oli todella suuri rooli toimintasuunnitelman rakentumisessa. Pienryhmissä käydyissä keskusteluissa osallistujat saivat tuoda esiin oman organisaationsa toiveita ja näkemyksiä yhteistyön kehittämiseksi. Jos näkemykset poikkesivat, niistä keskusteltiin. Usein keskustelua – esimerkiksi yhteistyömallista – käytiin Männikkömetsän laatiman pohjaehdotuksen mukaan, jolloin osallistujien oli helpompi tuoda esiin näkemyksiään. 

Työpajoissa kyettiin kehittämään niin verkoston operatiivista kuin strategista toimintaa, kun paikalla oli sekä viestintäjohtajia että asiantuntijoita. Haastatteluiden ja työpajojen myötä toimintasuunnitelma alkoi konkretisoitua. 

“Männikkömetsä fasilitoi ammattitaitoisesti työpajatilaisuudet, käsitteli kerätyn datan ja teki sen pohjalta verkostollemme toimintasuunnitelman.” 

- Terhi Pekkarinen, Jyväskylän kaupunki, markkinoinnin asiantuntija

3. Projekti päättyy toimintasuunnitelman esittelyyn

Viimeisen työpajan jälkeen jatkoimme toimintasuunnitelman jalostamista koko projektin aikana kerättyjen tietojen pohjalta. Työstimme toimintasuunnitelmaa itsenäisesti ja muotoilimme valmiiksi toimintasuunnitelman osiot työpajakeskusteluiden pohjalta.

Toimintasuunnitelman kirjoittamista ja viimeistelyä helpotti sujuva ja mutkaton yhteys Jyväskylän kaupungin viestinnän henkilöstöön.  Kävimme heidän kanssaan avointa keskustelua Teams-ympäristössä ja tarvittaessa pidetyissä palavereissa.

Projekti päättyi hybriditilaisuutena järjestettyyn valmiin toimintasuunnitelman esittelyyn. Tilaisuudessa me Männikkömetsän edustajat kävimme läpi laaditun suunnitelman ja nostimme esiin konkreettisia esimerkkejä siitä, mitä uutta toimintasuunnitelma tuo verkoston yhteistyöhön.

Keskustelulle, kommenteille ja tulevan yhteistyön käytännön asioihin oli varattu runsaasti aikaa tilaisuudessa. Tilaisuus loi siltaa päättyvän projektin ja käynnistyvän yhteistyön välille. 

Paraskaan toimintasuunnitelma ei ota itseään käyttöön

Aivan lopuksi pari sanaa toimintasuunnitelman jalkauttamisesta. Kaikki suunnitelmien ja strategioiden parissa työskennelleet tietävät, että paraskin dokumentti on turha, jos se jää kaapin pohjalle pölyttymään. Miten toimintasuunnitelma sitten saadaan aidosti toimivaksi ja käyttöön? 

Alla viisi asiaa, jotka tulee mielestäni huomioida laatiessa toimintasuunnitelmaa verkostolle.

Yhteinen tahto on perusedellytys, jota ilman yhteistyö kaatuu jo alkuunsa. Onkin tärkeää heti projektin alussa tunnistaa, mitkä sidosryhmät kuuluvat yhteistyön ytimeen ja mitä odotuksia niillä on yhteistyöstä. Kun yhteistyössä nähdään aidosti arvoa, ei sitoutumisen edistämiseksi tarvita taikatemppuja.

Vuorovaikutus liimaa verkoston toimijat yhteen. Toimiva vuorovaikutus ei synny itsestään, vaan se vaatii avointa keskustelua yhteisistä toimintatavoista, arvoista ja pelisäännöistä sekä tekniset alustat arjen yhteistyöhön. 

Riittävästi aikaa yhteistyön kehittämiseen. Henkilöstön sitoutumisen ja ylipäätään toiminnan onnistumisen kannalta on riski, jos verkoston toimintaan ei ole varattu riittävästi aikaa ja euroja. Uuden kehittäminen ottaa aikansa mutta antaa monin verroin takaisin.

Pohjatyö kuntoon. Verkostoissa tehtävä työ on monimutkaista: organisaatioilla on eriäviä toiveita yhteistyöhön, resurssien määrä vaihtelee ja organisaatiokulttuurit voivat olla hyvinkin erilaisia. Näiden syiden takia taustamateriaaliin ja esimerkiksi haastatteluiden tekemiseen kannattaa aidosti panostaa. Tutustu siis kattavasti verkoston sidosryhmiin.

Konkretiaa arvostetaan. Loppujen lopuksi toimintasuunnitelman tulee olla verkoston arjen työkalu, jota on helppo lukea. Mielestäni sen tulee siis olla napakka, visuaalinen ja kieleltään mahdollisimman selkeä. Varsin pitkälle pääsee jo kirjaamalla ylös tavoitteet ja mittarit (mitä tavoitellaan, mihin mennessä), vastuut ja resurssit (kuka tekee, kuka avustaa, budjetti)  ja toimenpiteet (mitä käytännössä tehdään).

Kärjistäen voisi sanoa, että yhteistyön alkuvaiheessa tätä pidemmälle menevä sisältö alkaa olla jo kikkailua.

“Männikkömetsän edustajat toivat meille paitsi kohderyhmätuntemusta ja -osaamista, neutraalin ulkopuolisen näkemyksen verkoston tueksi ja ennen kaikkea lisäresursseja, sillä omin voimin kaiken suorittaminen näin nopealla aikataululla ei olisi ollut mahdollista.”

- Terhi Pekkarinen, Jyväskylän kaupunki, markkinoinnin asiantuntija

Haluatko vaihtaa ajatuksia verkostoissa tehtävästä työstä? Ole rohkeasti yhteydessä meihin. Me männikkömetsäläiset tunnemme korkeakoulujen sekä julkisen sektorin toimintaympäristön, ja osaamme antaa tuoreita ajatuksia toiminnan kehittämiseen.

‍