Jälleen on tutkittu ja selvitetty isoja linjoja Suomen innovaatiotoiminnan kehittämiseksi ja osaajapulan ratkaisemiseksi. Sen enempää ottamatta kantaa tuoreeseen TEMin raporttiin, päätimme koostaa tähän Käpyjä-tekstiin valtakunnallisten linjausten sijaan muutaman paikallisen tason ratkaisuehdotuksen. Myös niillä on suuria vaikutuksia edellä mainittuihin teemoihin.

‍

Näkemyksemme mukaan suurin yksittäinen este vaikuttavalle ja tehokkaalle kehitystyölle opiskelijakohderyhmässä on heikko sisäinen viestintä. 

‍

“Korkeakoulut eivät tavoita tehokkaasti omia opiskelijoitaan.”

‍

Niin ironista kuin se onkin, monesti kehitysprojekteissa korkeakoulujen kanssa törmäämme henkilöstöön, joka tuskailee opiskelijoiden tavoittamisen kanssa. Henkilöstö ei tiedä, mitä kanavaa opiskelijat seuraavat. Vastaavasti aine- ja opiskelijajärjestötoimijoilla on vaikeuksia tavoittaa kansainvälisiä opiskelijoita eikä heille viestimiseen ole korkeakoulun puolelta tarjota selkeää sisäisen viestinnän kanavaa.

‍

Ratkaisun avaimet ovat kuitenkin onneksi olemassa ja ne ovat korkeakoulujen käsissä. Korkeakoulu kun voi itse määrittää viestintäkanavat, joissa se viestii opiskelijoilleen ja edistää niiden systemaattista käyttöä niin henkilöstön kuin opiskelijoiden keskuudessa. Siksi ehdotamme kolmea seuraavaa ideaa jokaiselle korkeakoululle kokeiltavaksi.

1. Luo kolme sähköpostilistaa

1. Kaikille opiskelijoille

• Jaa tietoa ja uutisia ajankohtaisista asioista, jotka ovat relevantteja kaikille opiskelijoille.

2. Suomenkielisille opiskelijoille

• Jaa tietoa ja uutisia palveluista ja mahdollisuuksista, jotka ovat saatavilla vain suomen kielellä.

3. Kansainvälisille opiskelijoille

• Jaa tietoa ja uutisia palveluista ja mahdollisuuksista, jotka ovat saatavilla vain englannin kielellä. Muista erotella, mikäli asia koskee vain vaihto- tai tutkinto-opiskelijoita.

Jos intoa ja energiaa riittää, listat voi jaotella vielä kandi- ja maisterivaiheeseen. Jaottelu auttaa pitämään sisällön relevanttina kohderyhmälle, mikä nostaa motivaatiota seurata listaa. Extranohevat voivat vielä tarjota kohdennettua tietoa jatko-opiskelijoille omalla listallaan. Sähköpostilistan voi toteuttaa myös uutiskirjeen kaltaisesti, jolloin viikoittain keskeiset uutiset koko korkeakoulun tasolla viestitään keskitetysti. Näin myös viestitulvaa voidaan kontrolloida.

‍

Vaihtoehtona intranet tai nettisivut

Vaihtoehtoisesti korkeakoulun intranetin voi nostaa sisäisen viestinnän pääkanavaksi. Intranettiin on myös hyvä luoda osiot tai suodattimet, joiden avulla opiskelijat voivat seurata itselleen mielenkiintoisia aiheita. Näin ajankohtaiset uutiset tavoittavat opiskelijat tehokkaasti. Vastaava ratkaisu onnistuu, jos verkkosivuja käytetään myös sisäiseen viestintään.

‍

Hyviä suodattimia / tunnisteita, joita voi seurata:

• sivuaineopinnot ja -haku
• vaihtomahdollisuudet
• valmistuminen ja työllistyminen
• yhteisöön kiinnittyminen 
• tapahtumat
• korkeakouluyhteisön kehittäminen

‍

2. Kouluta ja sitouta opiskelijat seuraamaan pääviestintäkanavaa

Onnistumisen kannalta se ratkaiseva vaihe, joka useassa korkeakoulussa on tällä hetkellä pullonkaula tehokkaan ja tavoittavan viestinnän kannalta. Vaikka pääviestintäkanava olisi linjattu, sen käyttö ei toteudu arjessa suunnitellusti ja viestintä on sirpaloitunut eri kanaviin. Siksi opiskelijoita ja henkilökuntaa tulee kouluttaa aktiivisesti viestintäkanavan käyttöön sekä kehittää toimintatapoja sisällöntuotantoon.

Opiskelijoiden keskuudessa muutoksen aikaansaaminen on onneksi helpompaa kuin keskimäärin muissa organisaatioissa. 

‍

“Koska opiskelijoiden vaihtuvuus on niin suurta, jo kahdessa tai kolmessa vuodessa uusi käytäntö on omaksuttu tavaksi ja “vuosien perinteeksi.”

‍

Pääviestintäkanavan käytön jalkauttaminen ja kouluttaminen opiskelijoille on helpointa aloittaa tuutorien kautta. Ohessa lyhyt versio siitä, miten jalkautuksen saa liikenteeseen.

‍

Opiskelijoiden kouluttaminen

• Uusien tuutorien kouluttaminen sähköpostilistojen/intranetin tai verkkosivujen käyttöön. Mitä tietoa löytyy mistäkin? Miten liitytään listoilla ja miten ne eroavat toisistaan?
• Tuutorit opastavat uusia opiskelijoita pääviestintäkanavan käytössä.
• Orientaatioviikolla korkeakoulun vetämä viestintäkoulutus siitä, miten opiskelijoille viestitään ja minkälaista tietoa on missäkin kanavassa.
• Aktiivista viestintää monikanavaisesti ja ohjaus aina pääviestintäkanavan/kanavien pariin.
• Toista tuutorien koulutus vuosittain. 
• Seuraa, mittaa, analysoi, kehitä, jotta sisältö on kohdennettua ja vuorovaikutteista.

‍

Henkilöstön kouluttaminen‍

Vastaavasti henkilöstö on syytä kouluttaa, jotta viestintäkanavia käytetään tarkoituksenmukaisesti. Ei siis spämmäämistä, vaan kohdennettua ja relevanttia viestintää. Korkeakouluissa henkilöstön vaihtuvuus ei ole (onneksi) yhtä suurta kuin opiskelijoiden. Silti viestintäkäytänteiden uudistaminen on hyvä aloittaa perehdytysprosessista ja uusista työntekijöistä. 

‍

• Luo perehdytysmateriaalit ja vie sähköiselle kurssialustalle (esim. Moodle).
• Ohjaa jokainen uusi työntekijä perehdytysmateriaalin pariin.
• Seuraa, mittaa, analysoi, kehitä.

‍

Vanhan henkilökunnan kouluttamiseen lienee tarpeen valmistautua pidempään muutosprosessiin ja viestiä monikanavaisesti heille muuttuneista viestintäkäytänteistä. Tähän vaadittavien toimenpiteiden listaaminen lienee oman Käpyjä-tekstin paikka.

‍

3. Luo vahvat suhteet opiskelijajärjestöihin

Ja vaikka kuinka tekisi parhaansa korkeakouluna, silti opiskelijajärjestöt ovat kaikista lähimpänä opiskelijoita ja he tavoittavat opiskelijat parhaiten. Aine- ja koulutusalajärjestöt, killat sekä yli- ja oppilaskunnat ovat opiskelijoiden tiukassa seurannassa laajasti. Heidän kauttaan opiskelijoille voi viestiä relevanteista asioista sekä kuunnella heidän toiveitaan ja osallistaa opiskelijoita korkeakouluyhteisöön laajemmin.

Toisaalta opiskelijajärjestöillä on usein haasteita tavoittaa laajasti kansainvälisiä opiskelijoita, varsinkin, jos heillä ei ole omassa oppiaineessa kv-tutkinto-ohjelmaa. Siksi korkeakoulu pystyy tarjoamaan paljon apua heille, mikäli olemassa on tehokas kanava tavoittaa kansainvälisiä opiskelijoita.

‍

Miksi sisäisen viestinnän kehittäminen kannattaa?

Toimiva sisäinen viestintä on koko yhteisön vastuulla, ei vain viestintäosaston tai viestintä-alkuisen tittelin haltijan. Sisäiseen viestintään panostaminen tukee nimittäin muun muassa seuraavia asioita:

• Opiskelijat löytävät korkeakoulun palveluiden, kuten työllisyys- ja opiskeluhyvinvoinnin pariin paremmin. Näin palveluiden käyttöastetta saadaan nostettua ja tuettua opiskelijoiden valmistumista.
• Opiskelijoiden osallistuminen erilaisiin kehitystoimenpiteisiin on tehokkaampaa ja otanta laajempaa oli kyse sitten kyselyistä tai kutsuista työpajoihin.
• Uusien ideoiden, kokeilujen ja palvelujen jalkauttaminen helpottuu, kun niistä on mahdollista viestiä tehokkaasti ja tavoittavasti koko korkeakouluyhteisölle.

‍

Kaipaatko apua opiskelijoiden vaikuttavampaan tavoittamiseen? Ole rohkeasti yhteydessä meihin. Me männikkömetsäläiset tunnemme korkeakoulukentän ja opiskelijoiden mielenmaiseman sekä osaamme jalostaa niin ruohonjuuri- kuin organisaatiotason ratkaisuehdotuksia.

‍