Hankkeilla on usein omat viestinnän asiantuntijansa, mutta palvelun voi myös ostaa ulkoa. Miksi näin kannattaisi tehdä, ja onko se kallista? Omana työnä tehdylle viestinnälle on luonnollisesti paikkansa, mutta myös ostopalveluna toteutettavalla viestinnällä on puolensa.

Meillä Männikkömetsässä on runsaasti kokemusta hankkeiden viestintäkumppanina toimimisesta. Esimerkiksi syksyllä 2022 päädyimme laajan OKM-rahoitteisen OsaajaKS-hankkeen viestinnän kumppaniksi. Hankkeen edellinen viestinnän asiantuntija oli siirtynyt toisiin tehtäviin, jolloin hankkeen ohjausryhmä näki parhaaksi ulkoistaa viestinnän ostopalveluksi.

Yhteistyö laajassa oppilaitosten ja työllisyystoimijoiden verkostossa oli ajoittain vauhdikasta ja osin haastavaa, mutta aina antoisaa. OsaajaKS-projektipäällikkö Maarit Viljakainen  kuvaa yhteistyötä seuraavasti:

“Männikkömetsä työskenteli viestinnässä itsenäisesti ja toi hankkeen viestintään innovatiivista tekemistä. Heidän kauttaan tekemiseen on saatu paremmin mukaan kohderyhmälähtöisyyttä ja parannettua arjen työskentelyä.”

Neljä näkökulmaa ostopalveluna toteutettavaan viestintään

Missä tilanteissa ostopalvelu kannattaa? Ja ylipäätään, miksi hankkia viestintä osin tai täysin ostopalveluna? Alla neljä näkökulmaa ostopalveluna toteutettavasta viestinnästä.

1. Tiimissä on enemmän osaamista kuin yksilössä.‍

Usein hankeviestinnässä vaaditaan erittäin laajaa viestinnän osaamista. Tulisi osata mediaviestintä, sidosryhmien sitouttaminen, sisällöntuotanto monikanavaisesti, valo- ja videokuvaus ja niin edelleen. Ostamalla palvelun ulkoa hanke saa käyttöönsä kokonaisen viestintätiimin, josta löytyy monipuolista ja laajaa osaamista viestinnän eri osa-alueista. Hyvä yhteistyökumppani luo hanketta varten monialaisen tiimin, jonka ansiosta viestintä on laadukasta ja vaikuttavaa.

2. Kun on enemmän työtä, on myös enemmän tekijöitä.

Hanketyössä tulee taatusti vastaan vaihe, jolloin pitäisi tehdä työpajoja, raportoida, järjestää tapahtumia ja tavata sidosryhmiä. Tekemistä riittäisi enemmän kuin tekijöitä. Tällaisessa tilanteessa ostopalveluna toteutettava viestintä näyttää arvonsa, kun käytettävissä on leveämmät hartiat. Esimerkiksi meillä Männikkömetsässä projektiin voidaan kiinnittää lyhytaikaisesti jopa kuuden hengen työpanos. Tiimin avulla viestintä on myös kestävämpää, kun tekeminen ei pysähdy sairastumisiin ja muihin poissaoloihin.

3. Ulkopuolinen osaaminen auttaa näkemään metsän puilta.

Ulkopuolisilla tekijöillä ei ole henkilökohtaisia sidoksia hankkeeseen, minkä ansiosta he voivat arvioida toimintaa ulkopuolisen silmin. Usein hanketyössä ulkopuolinen toimija koetaan neutraalina tahona, joka pystyy luovimaan hanketoimijoiden verkostossa sujuvasti.  Ulkopuoliset tekijät tarjoavat arvokasta tietoa, kokemusta ja näkemystä, joka täydentää sisäisen tiimin osaamista.

4. Kiihdytyskaistalta liikkeelle hanketyössä.

Hanketyössä on tärkeää päästä nopeasti vauhtiin. Ulkoinen kumppani pystyy tarjoamaan hyvän kiihdytyskaistan heti projektin alussa, koska sillä on organisaatio valmiina ja työvoimaa kohdistettavissa projektin alkuun. Näin hanke saa rivakasti käyttöönsä tarvittavat viestintäkanavat sekä viestintäsuunnitelman ja se pystyy sitouttamaan sidosryhmiä mukaan toimintaan.

Kenelle ostopalveluna toteutettava viestintä sopii?

On totta, että omana työnä tehty viestintä voi olla ostopalvelua kustannustehokkaampaa. Lisäksi itse tehtynä organisaatiolla on suuri kontrolli viestinnän sisältöön, aikatauluun ja toteutukseen. Tärkeää on myös varmistaa, että organisaation kulttuuri ja arvot ovat yhteneväiset, tehtiinpä viestintä sisäisesti tai ostopalveluna.

Erityisesti lyhyissä tai resursseiltaan pienissä hankkeissa ostopalveluna toteuttaminen ei välttämättä ole järkevää. Näissä tapauksissa voi olla parasta hyödyntää jo olemassa olevaa organisaation sisäistä osaamista.

Jos teksti herätti ajatuksia viestinnän toteuttamisesta ostopalveluna, nakkaa viestiä niin sovitaan etäkahvit. Vaihdan mielelläni ajatuksia ja kokemuksia aiemmista projekteistamme hankkeiden kanssa, niiden hankintaan liittyvistä asioista sekä hinnoittelusta. Yhteistyö hankkeiden kanssa on ollut mieluisaa, ja haluamme tehdä vastaavia projekteja myös jatkossa.

“Projektipäällikkö Aapeli Tourusen on voinut lähettää edustamaan OsaajaKS-palavereihin, tilaisuuksiin ja Teams-palavereihin. Näissä tapaamisissa hän on toiminut itsenäisesti ja kantanut vastuun tiimin jäsenenä.”
‍- OsaajaKS-projektipäällikkö Maarit Viljakainen